Définissez clairement les objectifs de votre réunion
Suivre un ordre du jour détaillé et commencer à l’heure peut réduire le temps de réunion de 80%. Il est tout aussi important de définir clairement les objectifs et les différents éléments à aborder bien avant la réunion – de cette façon, vous ne perdrez pas de vue votre objectif lorsque l’heure de la réunion arrivera.
Limitez également le nombre de points que vous soulevez pendant la réunion afin de ne pas perdre de vue le fait d’aborder trop de sujets. Veillez à dresser à l’avance une liste de vos sujets de discussion.
Sélectionnez les participants
L’une des plus grandes erreurs qu’un organisateur puisse commettre est d’inviter trop de personnes de votre entreprise à une réunion virtuelle ! Le fait qu’il soit beaucoup plus facile de mettre en place une vidéoconférence – étant donné qu’il suffit d’avoir un ordinateur avec une connexion Internet – fait que les organisateurs oublient facilement cet aspect important lorsqu’ils en planifient une.
Une fois que des objectifs clairs ont été fixés, vous devez décider quelles personnes sont directement concernées. Il sera ainsi beaucoup plus facile de rester sur place pendant la vidéoconférence et de s’assurer que tous les participants sont plus investis.
Vérifier la disponibilité de chacun
Avant de fixer une heure et une date pour la réunion, assurez-vous que tous les participants sont disponibles. Vous pouvez le faire en envoyant une invitation quelques semaines à l’avance. Des applications permettent aux participants de choisir leurs horaires préférés. N’oubliez pas de tenir compte des fuseaux horaires si vous avez des bureaux dans différentes régions.
Envoyez un rappel la veille avec l’heure de la réunion, sa durée et les zones à couvrir. Indiquez qui participera à la réunion et donnez des détails sur le format de la réunion dans le cadre de vos objectifs.
Choisissez un environnement calme, bien éclairé et neutre
Maintenant que vous savez ce dont vous avez besoin pour commencer à planifier votre vidéoconférence, définir des objectifs clairs pour celle-ci et vous assurer que vous disposez au préalable de matériel de travail, vous devez trouver le meilleur environnement possible pour la faire fonctionner.
Même si cela implique d’échanger à distance, il est important d’en faire une occasion d’efficacité et de productivité qui soit également agréable. Il est essentiel que vous organisiez votre appel dans un lieu exempt de bruits ou de distractions inutiles, donc trouvez un endroit calme et relativement isolé, par exemple dans une salle dédiée aux vidéoconférences : https://team-business-centers.com//fr/salle-visioconference-8-personnes-rennes/
La lumière naturelle est également un avantage, car elle vous éclaire d’une manière plus agréable pour les autres participants. Si la salle dans laquelle vous vous trouvez n’a pas beaucoup de lumière naturelle, veillez toutefois à utiliser une source de lumière suffisante, mais pas trop forte au point de blesser les yeux de vos participants.
Un fond neutre est préférable, même un mur vierge (tant qu’il n’est pas vert fluo) ! Vous ne voulez ni fatiguer les yeux des autres participants ni les distraire. Un environnement simple n’a pas besoin d’être complètement vide, mais il ne doit pas être trop encombré ou surchargé de décorations.
Assurez-vous que tout le monde est identifiable
Les outils de vidéoconférence vous permettent de visualiser le nom de chaque utilisateur. Assurez-vous que chacun saisisse son nom d’utilisateur (ou son alias) dans ses paramètres – surtout si c’est la première fois que vous modérez ce type de réunion, ou si certains participants ne se connaissent pas.
Coupez votre microphone lorsque vous ne parlez pas
Même si vous faites un effort particulier pour être extrêmement silencieux pendant que quelqu’un d’autre parle, la plupart des microphones sont sensibles aux sons, même faibles.
Mettez toujours le microphone en sourdine lorsque vous ne parlez pas pour éviter d’amplifier le bruit de fond, qui peut devenir une nuisance pour tous les participants à la réunion, et ne l’activez que lorsque c’est votre tour de parler. Si quelqu’un entre dans la pièce et commence à vous parler pendant votre réunion (ce qui est tout à fait possible si vous travaillez à la maison), vous n’aurez pas à vous précipiter pour trouver le bouton « mute ».
Terminez la réunion correctement
À la fin de la vidéoconférence, résumez verbalement les points discutés, les principales tâches assignées et le sujet de la prochaine réunion. Il est important que vous vous assuriez que chacun soit bien au courant des décisions prises ainsi que des missions qui lui sont confiées.